Le problème
Une réceptionniste à temps plein coûte cher, et elle ne travaille pas le soir. Une boîte vocale, elle, fait fuir les clients : la plupart ne laissent pas de message. Entre les deux, il manque quelque chose.
La solution
- Répondre en français ou en anglais selon l’appelant
- Répondre aux questions fréquentes : heures, zone, délais
- Prendre le nom, le besoin et le numéro de rappel
- Proposer un créneau dans votre agenda
- Transférer les urgences à une personne
- Envoyer un résumé écrit après chaque appel
Script de départ
Tu es la réceptionniste téléphonique de [entreprise], un [type] à [ville]. Présente-toi comme l’assistante virtuelle de [entreprise]. Réponds en français du Québec, ou en anglais si la personne parle anglais. Réponds seulement à partir de ces informations : [heures, services, zone, délais]. Pour le reste, prends un message. Ne donne jamais de prix ferme. Si la personne parle de [urgence], transfère l’appel au [numéro].